Выступление Оксаны Орачевой на Конференции Форума Доноров

Управление знаниями – это интересная и многоаспектная задача. Почему она так важна для организаций? Посмотрим на это на примере работы нашего Фонда.

Во-первых, Фонд имеет свою богатую историю – в январе нам исполнится 25 лет. За четверть века у нас сформировалось собственное ДНК. Сохранение этой идентичности становится определенным вызовом: без управления знаниями каждый новый сезон нам приходилось бы становиться немного другим фондом.

Во-вторых, в ходе развития организации возникает необходимость сверяться с первоначально определенными замыслом и миссией. Управление знаниями помогает сохранить ценности и цели в условиях интенсивного роста. 

В-третьих, знания необходимы для принятия эффективных решений в быстро меняющемся мире. Сегодня времени на поиск решений становится гораздо меньше, и управление знаниями помогает в этой задаче.

И, конечно, в-четвертых, управление знаниями необходимо для поступательного развития. Без этого мы рискуем ходить по кругу, вместо того чтобы двигаться вперед и достигать новых высот.

Итак, управление знаниями играет ключевую роль в сохранении и развитии организации, помогает в принятии решений и обеспечивает ее устойчивое будущее.

Мы сформулировали для себя подход к управлению знаниями – с ним можно познакомиться на нашем сайте, в разделе «Как мы работаем». Сам этот текст уже является знанием для других, ведь мы делимся им со всеми.

Мы рассматриваем знание как возможность использовать информацию и данные для принятия решений. В нашем случае знания можно разделить на две группы – это знания, которые мы производим сами, и знания, которые в рамках нашей поддержки производят наши грантополучатели. И в первом, и во втором случае знания для нас – это актив, такой же значимый как люди или репутация.

Что для нас является источником данных и информации? Это, во-первых, наши программы и связанные с их реализацией документы – благотворительные программы, принципы и правила, формы заявок, методические материалы, рекомендации, ответы на часто задаваемые вопросы, фотографии и многие другие материалы. Во-вторых, это документы организации от Устава до различных политик. Мы относимся к ним не только как к бюрократической необходимости, а как к источнику опыта, поэтому у нас существуют всевозможные инструкции и памятки, помогающие разобраться в правилах. Источником данных и информации является и наш портал, где собирается информация о заявителях, экспертах, грантополучателях, отражается весь процесс получения гранта. Сюда же можно отнести публичные годовые отчеты, архив публикаций, фотоархив, результаты исследований и др.

Мы уверены, что данные должны быть доступны, поэтому многие документы можно найти на нашем сайте. Так знания одной организации постепенно становятся частью общего знания сектора.

Недавно мы провели исследование того, насколько знания, которые мы производим, распространяются за пределами Фонда. Мы исследовали 48 организаций, и выяснили, что у 81% из них так или иначе есть связь – техническая, структурная, содержательная или стилистическая – с тем знанием, которое мы произвели.

Иными словами, те продукты, которые мы создали для себя, могут стать знанием и для других.

Как передавать знания внутри организации? Какие инструменты использовать? Решать эту задачу нам помогает специальное направление – «Инновации и развитие», оно существует в Фонде уже несколько лет. Его функционал предполагает работу со знаниями, их производством и передачей.

Кроме того, передавать знания помогает и стандартизация процессов – она позволяет действовать одинаково в схожих условиях. Для нас важно, чтобы конкурсы, которые мы проводим (а их более 20 за сезон), проходили по единым стандартам. Исследование, о котором говорилось выше, продемонстрировало, что прецеденты, когда региональные некоммерческие организации вдохновляются разработанными Фондом конкурсными механизмами, напрямую влияют на формирование единых стандартов подготовки и проведения грантовых конкурсов.

Передача знаний не ограничивается созданием документов и правил, она включает в себя и информационные кампании, которые поясняют суть этих документов. Например, при запуске обновленной Стипендиальной программы в 2013 году мы провели специальную информационную кампанию, а не просто опубликовали условия конкурса. Одним из ключевых инструментов несомненно является сайт, где можно найти информацию о том, как развивается фонд. Для нас важно, чтобы наши знания становились общими для наших партнеров, вместе с которыми мы проводим конкурсы. Ежегодные встречи, где мы совместно подводим итоги конкурсного сезона, обсуждаем плюсы и минусы различных инструментов, сверяем подходы, стали уже традицией. Источниками знаний являются и телеграмм каналы конкурсов, где размещаются полезные материалы и происходит оперативный обмен информацией.

Тех же стандартов мы придерживаемся и внутри организации: когда мы вносим изменения в правила и процедуры, мы стараемся объяснить их всем сотрудникам.

Помимо знаний записанных, для некоммерческой организации очень важны и знания, которые невозможно зафиксировать в документах. Как их передать? Внутренняя инфраструктура, такая как открытое рабочее пространство в офисе, или культура совместных чаепитий, помогают сотрудникам обмениваться знаниями и опытом в неформальной обстановке. Мы, например, каждый четверг собираемся на пиццу, чтобы поговорить о важном и обменяться новостями.

Мы считаем важным создавать условия, когда знания работают на сектор в целом. Для этого мы создаем специальные площадки. К примеру, конференции и форумы, которые мы организуем в рамках благотворительных программ. Проводим семинары, где также можно обмениваться знаниями,через конкурсы поддерживаем профессиональное развитие сотрудников некоммерческих организацийСюда же относится и информационная поддержка, которую получают наши грантополучатели – мы делимся знаниями об их проектах с широкой аудиторией. С 2018 года мы стали развивать модель Центров знаний в тех областях, где мы работаем. Мы надеемся, что тем самым мы поможем переводить информацию и данные в знания, которые затем распространяются за пределами одной организации.

Кроме того, Центр развития филантропии проводит исследования, дополняя знания некоммерческого сектора. Кстати, некоторое время назад. Центр провел исследование на тему, какие знания нужны некоммерческому сектору.

Мы уверены, что важно соединять информацию и людей, создавать для этого условия, как формальные, так и неформальные.

Инструментарий передачи знаний очень обширен. Знания находятся повсюду, а процесс их создания и передачи происходит непрерывно. Тема бескнечна, и на уровне сектора мало отрефлексирована, особенно наша «внутренняя кухня», где и сосредоточены основные знания. За годы работы накапливаются огромные объемы знаний. Похоже, тот день, когда для хранения знаний самому Фонду понадобится технологическое решение – цифровой продукт или программное обеспечение, уже не за горами.