Вакансии

• ведение календаря генерального директора, работа с электронной почтой;
• организация внутренних и внешних встреч;
• полное сопровождение командировок (оформление документов, обеспечение транспорта, билеты, гостиницы, график встреч);
• ведение деловой переписки на русском и английском языках;
• сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;
• подготовка документов на подпись и распределение документооборота по соответствующим подразделениям;
• сбор и подготовка ежеквартальных отчетов по работе Фонда;
• подготовка и обеспечение заседаний Совета Фонда и Попечительского совета Фонда;
• ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений генерального директора.

• релевантного опыта работы не менее 3 лет;
• знания делопроизводства (деловая переписка, согласование договоров и приказов);
• умения работать в режиме многозадачности;
• стрессоустойчивости, внимательности к деталям, грамотности;
• умения работать самостоятельно и в команде;
• уверенного знания MS Office;
• знания английского языка на уровне не ниже продвинутого.

Мы в поиске секретаря-делопроизводителя, готового осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности организации, а также оказывать помощь и поддержку сотрудникам Фонда в их работе.

Трудовые функции (обязанности)

• Встречает гостей Фонда и сообщает коллегам о посетителях.

• Заказывает пропуска для посетителей Фонда и автотранспорта (личного и грузового).

• Отвечает на входящие телефонные звонки в зоне своей компетенции, перераспределяет их ответственным сотрудникам Фонда.

• Курирует корреспонденцию в почтовом ящике info@fondpotanin.ru (дает ответ на входящие письма/переадресовывает сообщения сотрудникам соответствующих Дирекций).

• Оказывает помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий Фонда в рамках своей зоны ответственности.

• Несет ответственность за чистоту и порядок в общих зонах (переговорные комнаты, ресепшн, кухня, телефонные будки, склад).

• Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иных устройств вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и технического обслуживания.

• Выполняет прочие функции по распоряжению непосредственного и вышестоящего руководителя в пределах своих компетенций.

Требования к кандидату

• релевантный опыт работы не менее 3-х лет;

• опытный пользователь ПК;

• знание делового этикета и основ делопроизводства;

• личные качества: грамотная речь, коммуникабельность, доброжелательность, активность, ответственность, пунктуальность, клиентоориентированность, навык работы в режиме многозадачности;

• английский язык – intermediate.

Условия:

• полная занятость в офисе;

• комфортный офис БЦ в 1 минуте от метро Тверская/Пушкинская/Чеховская;

• испытательный срок – 3 месяца;

• медицинская страховка (после прохождения испытательного срока).

• административная и организационная поддержка проектов дирекции:

- участие в оформлении договоров, контроль сроков выполнения работ и закрытия договоров;
- проверка документов на полноту и правильность оформления;
- организация рабочих совещаний/встреч;
- оформление     необходимых    для     сопровождения     проекта     документов (корреспонденция, протоколы совещаний и др.);сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;

• cоставление отчетности;
• участие в организации пресс-мероприятий Фонда: конференций, завтраков, туров и пр.;
• работа с сайтом;
• коммуникация с подрядчиками (постановка задач дизайнерам, корректорам, редакторам, переводчикам и пр.), партнерами и пр.;
• участие в организации email-рассылок.

• оконченное высшее образование по специальности «Связи с общественностью», «Журналистика», «Маркетинг», «Лингвистика»;
• интерес к работе Фонда и нашим благотворительным программам;
• ответственность, аккуратность, доброжелательность, умение расставлять приоритеты, грамотно распоряжаться рабочим временем, системно мыслить;
• умение работать самостоятельно и в команде;
• стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности;
• знание пакета MS Office (Word, Excel, Power Point);
• знание основ делопроизводства;
• отличные коммуникативные навыки и навыки деловой коммуникации.

• административная и организационная поддержка проектов:

  - участие в оформлении договоров, контроль сроков выполнения работ и закрытия договоров;

  - проверка документов на полноту и правильность оформления;

  - организация рабочих совещаний/встреч;

  - оформление     необходимых    для     сопровождения     проекта     документов (корреспонденция, протоколы совещаний и др.);

  - организационно-логистическое обеспечение работы экспертов;

  - подготовка программ командировок;

  - учет информационных материалов, сувенирной продукции по проектам;

  - сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;

  - cоставление отчетности;

  - коммуникация с подрядчиками, партнерами и пр.;

  - участие в организации email-рассылок.